Etkili ve Verimli Toplantı Nasıl Organize Edilir?
Ya girerken, ya da çıktığımızda sorarız bu tür soruları kendimize… Bu toplantıya gerek var mı? Yapmasaydık olmaz mıydı? Nasıl etkili ve verimli toplantılar organize edebiliriz? Toplantıların verimli olması için neler yapılabilir?
Eğer etkili ve verimli bir toplantı organize etmek istiyorsan bu önerilere senin için!
1-Ajandayı toplantı yapmayı planladığın tarihten en az bir hafta önce oluşturup katılımcılara gönder.
Gündem maddesi ve diğer önerilerini toplantıya 4 gün kalana kadar maille sana iletmelerini rica et. Öneri; Sözel öneri ve istekleri dikkate alma. İnsanları Mümkün olduğunca yazılı iletişime zorla.
2-Toplantıya 4 gün kala,gelen önerilerle son şeklini verdiğin ajandayı katılımcılarla paylaş.
Ajandada oturum başlıkları, oturum süreleri, kahve araları ve öğle yemeği saatleri detaylı olarak yer alsın. Öneri; Önemli gündem maddelerini sabah oturumuna koy.Öğle yemeği sonrası insanlar odaklanma sıkıntısı yaşıyorlar.
3-Toplantıya bir gün kala, sunumunu kontrol et
Vurgulayacağın noktaları evde çalış. Öneri: Her ihtimale karşı, sunumunun ve gerekli belgelerin birer kopyasını flash belleğe aktar. Bakarsın toplantı sabahı bilgisayarının azizliğine uğrarsın 😉
4- Sağlıklı bir uyku uyu
Yedi saat uyku yeterli olur. Sabah kalkınca ılık bir duş seni rahatlatır. Kan dolaşımın hızlanır. Kahvaltıyı ne abart ne de kahvaltısız evden çık. Öneri: Çok göz önünde olacağın için makyajın veya kıyafetin anlatacağın konuların önüne geçmesin. Rahat,sade ,şık bir kıyafet ve doğal bir makyaj…
5-Toplantı öncesi duruşun ve mimiklerin önemli
Gelen insanları samimi, rahat ve sıcak karşıla. Öneri; Çok rahat görünmek için fazla espri yapman aslında gergin olduğun anlamına gelir. Bir de insanlar sabah çok fazla gülmek ve konuşmak istemeyebilirler, onlara ‘’afyonlarının patlaması’’için biraz süre tanı.
6-Toplantı başlamadan 10 dakika önce salona gir,barkovizyonu bağla, sunumun tüm slaytlarını baştan sonra perde de izle. Öneri:Eğer toplantı odasında ışık sorunu idare edilebilecek seviyede ise, perdeleri kapama.Loş ortamlarda yapılan toplantılar verimli olmuyor, herkes hayallere dalıyor.
7-Açılış konuşman 10 dakikayı geçmesin
Bu konuşmada toplantı amacını, gündem maddelerini,ara ve yemek saatini sözel olarak tekrar hatırlat.Bu hatırlatma insanların zamanlara uymasına dolaylı bir etki yapacaktır.Bu konuşmanın ardından,toplantı notlarını kimin tutacağı konusunu demokratik bir yöntemle belirle.
Öneri:Zaman planına kesinlikle uy. Çok önemli bir konu bile olsa,ara vakti geldiyse ara ver.Bu sana olan saygıyı artırır. Aynı şekilde,katılımcılarında verilen ara sürelerine uyumunu iste.Bu konuda genel geri bildirim de verebilirsin.
8-Toplantı akışında konudan çok sapma olursa müdahil ol, amacı hatırlat
Konudan kopan insanlar olduğunu fark ettiğinde onları konuya katacak dolaylı atıflarda bulun. Öneri;toplantı notlarını tutan katılımcı ,alınan kararları ve aksiyonları smart olarak kaydediyor mu?Bunu kontrol et.
9-Öğle yemeğini çok kaçırma hatta mümkünse ana yemeği ve tatlıyı es geç
Yoksa öğleden sonraki oturum bir ağırlık çökecek J Tavsiye: Öğle yemeğinde iş dışı sohbetler yapmaya çalış. İnsanları bu sohbetlere katılmaya teşvik et ancak ısrarcı görünme.
10-Toplantı bitimine 20 dakika kala, genel bir özet yap
Toplantı notlarını alan katılımcıdan aksiyon ve kararları tüm ekibe mail ile göndermesini rica et. Önemli kararlar ve aksiyonların üzerinden sözel olarak geç ve toplantıyı bitir. Tavsiye: Toplantıyı ‘’serbest kürsü’’kısmıyla bitirme. Hem çok sıradan oldu, hem de bu serbest kürsü gündem maddesi olarak algılanmasın. İnsanların her an katılabildiği, görüş ve öneri sunabildiği iş ve toplantı ortamları yaratırsan, serbest kürsü iş hayatının yaşayan bir parçası olur ve kimse kürsüye ihtiyaç duymaz.
